Сьогодні поговоримо про корисні сервіси, які допомагають мені працювати ефективніше, економлять багато часу і скорочують кількість помилок.
Електронні таблиці
Я користуюся Google таблицями. В них у мене прораховуються рецепти, записані тех карти, ведеться бухгалтерський облік, графік виходу на роботу, звіти за зміну і ще багато всього. З плюсів це можливість роботи з телефону і комп’ютера. Розмежування прав користувачів. Один раз розробивши для своїх потреб таблицю, прописавши в ній всі формули і розрахунки, ви зможете багато років нею користуватися. Невеликий урок по роботі з таблицями ми давали ось в цьому відео:
Google календар
Коли я тільки починав, я записував всі дані по замовленнях на стікерах і клеїв їх на холодильник. Це було нормально поки замовлень було 3 на тиждень. А ось коли їх стало більше, коли в деякі довелося вносити зміни стало дуже незручно. При зміні дати потрібно було переклеювати все стікери в хронології щоб не заплутатися. При зміні замовлення доводилося переписувати весь стікер. А якщо я був не вдома, то записувати кудись, а потім переписувати ще раз.
Всі ці проблеми вирішив один додаток для телефону. Google календар. Під час обговорення замовлення я відразу записую все необхідне на потрібну дату і час. Вказую всі тонкощі замовлення, контактні дані. Приклад запису замовлення я давав ось тут. У календарі вказую час замовлення.
При перегляді тижня одразу видно на які дати можна брати замовлення, а які вже зайняті. Це знімає накладки за часом. Той опис замовлення, яке я роблю при розмові з клієнтом я і відправляю в якості підтвердження.
Також легко вносити будь-які зміни. Вказувати адресу доставки. Вона автоматично підтягується Google картами.
Можна налаштувати декілька повідомлень за різний час до події. Якщо замовляють за дуже довгий час, наприклад на весілля через два місяці. І всі тонкощі кендібара потрібно уточнити пізніше. Ставимо в розклад, тим самим резервуючи дату і час. І нагадування що потрібно продзвонити за тиждень до події і уточнити всі деталі.
Ще один плюс такого ведення замовлень – у мене збереглася вся клієнтська база. З телефонами, іменами, датами і тим, що саме замовляли. Дуже часто клієнти говорять, зробіть торт, як минулого разу. А цей самий раз міг бути пару років тому. Зберігати папірці і шукати в них потрібний замовлення вкрай незручно. У календарі просто дивишся на потрібну дату і бачиш що брали, за якою ціною ти це робив тоді, адресу доставки та інше. Людям дуже приємно коли їх пам’ятають.
І ще один момент. Маючи базу клієнтів з датами і типами замовлень, ви завжди можете грати на випередження. Знаючи що у вас замовляли торт на день народження дитини, можна ненав’язливо нагадати про себе за пару тижнів до. Не у всіх замовників зберігаються ваші контакти. Багатьом подобається, що ви самі пам’ятаєте і їм не потрібно шукати кондитера для майбутнього свята.
Згадав ще кілька найважливіших моментів: доступ до календаря може бути у кількох людей. Тобто приймати замовлення може хтось інший, а ви будите бачити в розкладі що саме і на яку дату поставили. Або кілька кондитерів можуть працювати по змінах по одному списку замовлень. При доставці відразу видно адресу, контактні дані, що замовляли і сума доплати. Не потрібно писати записки або відправляти повідомленням подробиці замовлення.
Microsoft ToDo
Це просто чек листи. Тобто списки з можливістю викреслювати зроблене. Ці списки можна розбивати на категорії, встановлювати терміни виконання, а найголовніше працювати по мережі кільком людям з одним списком. Я постійно використовую ToDo при закупівлях. Ходити кожен день в магазин не дуже вигідно. Зазвичай закуповуємся на гурті один раз на тиждень. Так ось весь тиждень цей список поповнюється. У будь-який момент, як тільки прийшла думка “миючий закінчується”. У телефоні за пару секунд додаємо пункт і при закупівлі точно не забудемо. Якщо на закупівлі кілька людей, для прискорення розходимося в різні відділи або склади. Я щось купую, відразу ставлю галочку “виконано”. І всі бачать, що це вже можна не шукати. При закупівлі на ринку, де чека не буде, поруч відразу записую вартість. Щоб пізніше вказати витрати в бухгалтерії.
Ось такі прості і корисні сервіси дозволяють мені використовувати час раціонально
Підписуйтесь на наш YouTube канал
та приєднуйтесь до нас у соц. мережах:
ми на Facebook, в Instagram та в Telegram
Ще трохи корисної інформації: